因为工作的关系，见过非常多的会计写的会计分录，发现，很多工作量来自于不规范的会计分录的写法。
大家在写会计分录的时候，怎么方便怎么来，怎么减少工作量怎么写分录，当下一时爽，却给后面的查账、对账、审核带来巨大的工作量。
程序员编写代码，注释写得规范，是区别编码水平的一个重要标志。
而在AI的当下，Agent能替人类干活，它是调用了很多Skill，如果仔细观察，发现Skill是Markdown文档（一种纯文本格式）。计算机调用文本文件，就可以干活？原理是，这些Skill是Agent干活的“说明书”。将Agent平移到人类，我们干活时如果有一个“使用说明书”，是不是就很规范了？
下面抛砖引玉，罗列一些动作，形成我们会计人写会计分录时的“使用说明书”：
一、会计分录与原始凭证间得有“编号”的联接
具体可以看我另一篇文章：📋 会计想做好账，一个细节是很多人没注意到的
二、科目怎么挂
- 只挂末级科目，不偷懒只写一级
- 不写“管理费用”，写“管理费用，办公费”。一级科目是给对外报表用的，末级科目才是给你自己分析用的。
- 不擅自新增科目、不随手改科目名称。科目表是全公司的“字典”，字典只能走修订流程，不能随手涂改。
- 辅助核算一项不落：
- 部门、客户、供应商、项目、员工——软件里设了辅助核算的字段，录凭证时一项不落。
- 平时看着多余，月底出“部门费用表”“项目利润表”时就是命根子。录入时省下的每一秒，月底都要加倍还。
三、摘要怎么写
1. 摘要三要素：方向 + 对象 + 事项（+单据）
摘要 = 方向词｜对象｜事项｜单据或时间
| 不规范 | 问题 | 规范写法 |
|---|---|---|
| 付款 | 付给谁？付什么？ | 付-上海××广告公司-4月推广费-合同2024-03 |
| 报销 | 谁报的？报什么？ | 报销-销售部张三-4月差旅费 |
| 调账 | 调的什么账？ | 更正-3月漏记电费-参照3月记-045 |
| 往来款 | 往来的什么？ | 收-××公司-3月货款-发票2400xx |
2. 关键词前置，公司建统一“摘要词库”
- 对象名、事项名尽量放在摘要前半段，Excel 筛选、透视表一抓一个准。
- 建一份内部词库：差旅、招待、运费……每个词对应的业务边界写清楚，所有人按词库写，不发明新词。
3. 摘要里不写的东西
- 不写情绪（“补去年的烂账”）、不写模糊语（“暂”“等”“差不多”）、不写只有自己懂的缩写。
- 摘要是写给一年后的自己和查账的外人看的。今天怎么省事，明天就怎么费事。
四、凭证怎么组
- 一笔业务一张凭证，不过度合并
- 三张不同业务、不同部门的发票，别合并成一张“报销一批”。过度合并，月底查账翻不到，辅助核算也对不上。
- 借贷结构清晰，少用多借多贷：尽量一借多贷、一贷多借。对应关系清晰，资金去向才追得回来。
五、日期以业务发生日为准
不是“录入日”，是“业务日”。跨月票据怎么处理，写成死规则，别靠临场发挥。
六、错账更正，只用红字冲销
- 冲销摘要注明原凭证号：“冲销-2024年3月记-045”（与第 1 条的“编号联接”正好呼应）。
- 不用反向蓝字“平账”，科目发生额全乱，余额表看着平了，发生额已经失真。
七、说明书本身，怎么养
说明书是“活文档”，用问题喂大它：
- 每次遇到“对不上、查不到、说不清”，就回头补一条规则。踩一次坑，长一条规矩。
- 用 Markdown 写就好，纯文本、好检索、好修改，这也正是 AI 能直接读懂的格式。
- 交接时，说明书是最值钱的资产：账谁都会录，“录得规范”的本事全在说明书里。一本说明书 + 一套干净的历史数据，是一个会计岗最值钱的交接物。
八、结语：摘要栏，是会计留给机器的接口
程序员写的代码，一半给人读，一半给机器读。会计录的分录也一样：
- 借贷科目，是给软件读的；
- 摘要栏，是唯一由会计自由书写、也最该好好书写的“数据接口”。
软件按科目汇总，AI 按摘要理解业务。摘要写得规范，今天的透视表能直接用，明天的 Agent 能自动分类、自动对账、自动出报表。
开头那个类比，可以再推进一步：
Agent 靠 Skill（Markdown 说明书）干活； 会计靠“使用说明书”把活干规范。
把经验写成文档，把文档变成标准，把标准喂给机器。 你的说明书，就是你未来的 Skill。
— 虑得先生