作者：虑得先生

以“费用报销”为例：

1. EXCEL思维：

做一个大表，每行一条报销记录，包含：申请人、部门、日期、费用类型、金额、发票号、审批人、审批状态、付款日期、银行流水号……

然后，每次输入，申请人、部门、审批人、费用类型这些都要重复录入，录错了一个字，后续的查询、汇总、分类就出错了。

2. 数据库思维：

涉及重复信息的，单独建张表，如上面提到的申请人、部门、审批人、费用类型等，每张表设主键，通过表的主键、外键形成关系。

字段之间形成一对多关系的，多方也要单独建表，如一个申请人对应多张发票信息、付款记录等，彼此之间用主键、外键连接，形成关系。

这里讲述的”主键“、”外键“、关系”不太精确，只能阐述大概意思，详细可查”数据库三范式“和“关系型数据库”等相关概念。

下面用三张表举例：

  • 报销申请单｜谁、什么时候、申请了多少钱、什么事由｜一张申请可能对应多张发票，分开便于管理对应关系

  • 发票信息｜发票代码、发票号码、开票方、税额｜同一张发票不能重复报销，需单独验真，防止重复

  • 付款记录｜哪天付的、付哪个账户、银行流水号｜可能合并付款或分批付，独立记录资金流水

好处：

查“某张发票有没有重复报销”→直接查发票清单，不用翻所有报销记录。

查“哪些申请还没付款”→看申请单和付款记录的对应关系。

统计“供应商集中度”→从发票信息中提取开票方分析

关键概念：

主键：每张清单的“身份证号”（如报销单号、发票号），确保不重复。

外键：清单之间的“挂钩”（报销单号出现在发票信息里，表示这张发票属于哪笔申请）。

一对多：一笔申请对应多张发票，一个供应商开多张发票。

通过这个例子，可明白，啥信息都塞进一张“表”的做法，会给后续的数据统计、分析、分类等带来麻烦，而在EXCEL中建立“分表”，就已经是“数据库思维”了。

但EXCEL分表之间建立关系，是一件很麻烦的事，XLOOK写到手抽筋。这时，学习一些数据库（如SQLite）知识，就能达到事半功们的效果。

没办法，会计人天生就得活到老学到老！但我在20岁左右学习的EXCEL支撑我到现在，24岁左右学习的数据库概念，也一直用到现在。知识、技能，总是在不远处，会给你一个大大的惊喜！